FAQ

ALGEMEEN

Wie heeft toegang tot de Trainers App?

• Alle trainers van de Gymfed-clubs die de Trainers App gebruiken (abonnement) hebben toegang tot de Trainers App. De trainers dienen hiervoor in het Ledenbeheer (ledenapplicatie van Gymfed) als ‘trainer’ aangevinkt te staan op hun profielpagina + het e-mailadres dient ingevuld! (e-mail van het lid!, dus niet ouder1, ouder2 en gezinshoofd)
• Bestuursleden hebben toegang tot de admin van de Trainers App als zij door hun club als gebruiker zijn ingelogd in het Ledenbeheer met de rol 'Trainers App' (enkel toegang tot de Trainers App) of 'Beheerder' (toegang tot Ledenbeheer en Trainers App).

Ik vind de app niet in Google Play of de App Store?

• De Trainers App is een webapplicatie voor computer/tablet/smartphone en kan je eenvoudig bereiken door te surfen naar https://app.gymfed.be. De Trainers App is een web applicatie en is NIET beschikbaar in Google Play of the App Store. Je kan de applicatie op je homescherm zetten! (zie hieronder).

Hoe de pagina als app weergeven op het beginscherm van mijn smartphone?

• iPhone:
  • Zoek via je browser naar de pagina: https://app.gymfed.be
  • Login eerst in in de app zodat je de app onmiddellijk via de homepage kan bereiken en je niet telkens hoeft in te loggen.
  • klik op het icoontje midden onderaan (naast de pijltjes)
  • Vervolgens klik op: ‘zet op beginscherm’
• Android: (Samsung,...)
  • Zoek via je browser naar de pagina: https://app.gymfed.be
  • Login eerst in in de app zodat je de app onmiddellijk via de homepage kan bereiken en je niet telkens hoeft in te loggen.
  • Ga naar het menu (drie verticale puntjes)
  • Klik op ‘Toevoegen aan startscherm’
  • Klik op ‘Toevoegen’:

VOOR DE TRAINER

Ik ben lid van een Gymfed-club en kan niet inloggen? Reden?

• De club heeft geen abonnement op de app (noodzakelijk vanaf november 2020). In september en oktober kan er gratis getest worden.
• De trainer is niet als trainer ‘aangevinkt’ in zijn profielpagina van het Ledenbeheer.
• Het e-mailadres dat gebruikt wordt is niet gekoppeld in het Ledenbeheer. Je dient hetzelfde e-mailadres te gebruiken dat bekend is bij de club.

Ik ontvang geen e-mail om mijn wachtwoord aan te passen?

• Gebruik je het e-mailadres bekend bij de club? Juiste mailbox (privé-werk)?
• Controleer of de mail niet in de ‘Spam Mail’ is terechtgekomen!

Er staan geen trainingen en groepen vermeld op de homepage?

• Je bent niet in een trainingsgroep ingedeeld in het Ledenbeheer
• Jouw trainingsgroepen hebben geen trainingsuren beschikbaar in het Ledenbeheer
• Contacteer het clubsecretariaat!

Mijn uren staan als ‘afgesloten’, ik heb echter nog geen betaling ontvangen?

• De club/bank verwerkt de betalingen. Even geduld!

Ik heb een training vergeten ingeven en de maand(en) werd(en) afgesloten?

• Je kan trainingen altijd nog aanpassen en eventueel trainingen die niet in de lijst staan (vb. vakantietrainingen) toevoegen.
• Als de maand is afgesloten wordt deze extra toevoeging meegenomen in de lijst van de volgende maand/betaling. Je vindt deze trainingen onder ‘onbetaald’ bij ‘Mijn betalingen’.

Ik wens ook de aanwezigheid van andere (mede)trainers te kunnen aanduiden:

• De club kan kiezen in de 'Instellingen' uit:
  • de trainers kunnen enkel de EIGEN gepresteerde uren/aanwezigheden aanduiden
  • de trainers kunnen ook andere trainers aanduiden.
• Dit is een keuze van het clubbestuur en is voor alle groepen van de club van toepassing.
• Contacteer de clubsecretaris.

Ik heb overlappende uren, hoe kan ik vermijden dat deze dubbel betaald worden?

• Je kan de uren dat je lesgeeft aanpassen via het 'sleuteltje' naast je naam in de aanwezigheidslijst. Je kan dit eenmalig aanpassen of instellen (Sla op voor toekomstige weken) dat dit voor de andere trainingen ook van toepassing is.
• Bij overlappende uren pas je bij 1 groep deze uren aan.

Ik ben in een groep gymnast én (af en toe) trainer. Kan ik mij voor beide registreren?

• Het is niet mogelijk beide functies standaard op te nemen in de lijst.
• De beste manier om dit op te lossen:
  • Je wordt als 'gymnast' in de groep geplaatst
  • Als je training geeft en er is hier een vergoeding voor voorzien ga je via de optie 'Vervangingen' naar jouw groep. Je naam wordt automatisch onderaan bij de trainer geplaatst. Klik nog jouw aanwezigheid aan en vergeet niet te bevestigen.

Ik ben voor een bepaalde groep soms hoofdtrainer en soms hulptrainers. De verloning hiervoor is verschillend. Hoe kan ik dit aanpassen?

• Een instelling werd toegevoegd die trainers toelaat om per individuele training te wijzigen of ze hoofd- of hulptrainer waren.
  Aan te passen via het icoontje naast jouw naam in de lijst. OPGELET: Enkel als de club dit in de instellingen toelaat.
• Een persoon is zowel 'gymnast' als 'trainer' in dezelfde groep. Hoe aanwezigheden bijhouden?
  • In de trainingsgroepen van het Ledenbeheer is het niet mogelijk om van een groep deel uit te maken als 'gymnast' EN als 'trainer'. Bijgevolg wordt dit in de app niet opgenomen.
  • Indien de sporter zelf training geeft, plaatst deze zich bij de groep via de optie 'vervangingen'. De naam van de trainer komt automatisch onderaan de lijst bij de andere trainer(s). Vink aanwezigheid aan om te bevestigen.

VOOR DE ADMINISTRATOR

Ik heb geen toegang tot de ADMIN-functie van de app?

• Enkel bestuursleden/trainers die de gebruikersrol ‘BEHEERDER’ of 'ADMIN TRAINERSAPP' bezitten hebben toegang tot de adminmodule van de app.
• De rechten hiervoor dienen in het Ledenbeheer van de club aangemaakt te worden (gebruikersrol aanpassen/toekennen naar ‘Beheerder’).

Is het Ledenbeheer in orde? Volgende zaken dienen aangeduid/ingevuld:

• Duid statuut ‘trainer’ aan op de profielpagina van de trainer!
• Geldig e-mailadres invoegen bij ‘E-mail op de profielpagina van het lid’ (DUS NIET bij ouder1, ouder2 en gezinshoofd!)
• Trainingsgroepen (zie groepen -> trainingsgroepen in het Ledenbeheer) zijn aangemaakt met minimaal volgende info: leden van de groep + de trainers + de hulptrainers (duid functie aan: gymnast, trainer of hulptrainer). Koppel ook de trainingen, trainingsplaatsen en locaties aan!

Hoe kan ik de uurtarieven van de trainers ingeven?

• Je hebt toegang tot de ‘ADMIN’ (zie navigatie links).
• Ga in de navigatie naar ‘Uurtarieven’, klik op het ‘slotje’, vul de uurtarieven in door 1x te klikken in de zone en geef het tarief in. Vergeet het slotje niet te sluiten om te bewaren!

Een trainer heeft 2 verschillende tarieven (vb. een tarief in zijn functie als ‘trainer’ en een tarief in zijn functie als ‘hulptrainer’)

• Standaard staat de app ingesteld op één tarief voor elke trainer.
• Vink bij 'INSTELLINGEN' de functie aan 'Gebruik aparte tarieven voor trainers en hulptrainers'.
• Klik in de navigatie van de ‘ADMIN’ op ‘Uurtarieven’ en geef de 2 verschillende tarieven in bij 'Uurtarief' en 'Hulptrainertarief'?

Een trainer heeft een vaste vergoeding voor zijn verplaatsing per training.

• Standaard staat deze functie 'Sta extra vast bedrag per training toe (vb. kilometervergoeding)' NIET aangevinkt.
• Vink bij 'INSTELLINGEN' deze functie aan.
• Klik in de navigatie van de ‘ADMIN’ op ‘Uurtarieven’ en geef het bedrag (vb. 20 km x 0.25 euro = 2.5 euro) in bij ‘Verplaatsing’?

Kan ik een overzicht van de te betalen bedragen aan de trainers aan mijn financiële instelling bezorgen?

• Enkel van toepassing bij clubs die een afspraak hebben met hun financiële instelling!
• Dat kan, indien de IBAN-nummers van de trainers ingevuld zijn in het Ledenbeheer komen deze ook in de csv.

Als trainers doorheen het jaar, door het behalen van een diploma, meer gaan verdienen en wij het bedrag aanpassen, gaat dat dan met terugwerkende kracht? Want eigenlijk mogen ze pas vanaf het behalen van hun diploma meer gaan verdienen.

• Vanaf dat het bedrag aangepast is, is dit van toepassing op de niet-afgesloten betalingen. De dan reeds afgesloten betalingen blijven onveranderd.

Een persoon is zowel 'gymnast' als 'trainer' in dezelfde groep. Hoe aanwezigheden bijhouden?

• In de trainingsgroepen van het Ledenbeheer is het niet mogelijk om van een groep deel uit te maken als 'gymnast' EN als 'trainer'. Bijgevolg wordt dit in de app niet opgenomen.
• Hoe kan je het oplossen? Duid de sporters als 'Gymnast' aan in de groep.
• Indien de sporter zelf training geeft, plaatst deze zich bij de groep via de optie 'vervangingen'. De naam van de trainer komt automatisch onderaan de lijst bij de andere trainer(s). Vink aanwezigheid aan om te bevestigen.